Положення про обробку і захист персональних даних

Це положення визначає порядок обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних, володільцем яких є продавець.

Зміст

1. Загальні поняття та сфера застосування
2. Перелік баз персональних даних
3. Мета обробки персональних даних
4. Порядок обробки персональних даних
5. Місцезнаходження бази персональних даних
6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам
7. Захист персональних даних
8. Права суб’єкта персональних даних
9. Порядок роботи із запитами суб’єкта персональних даних
10. Державна реєстрація бази персональних даних

Визначення термінів

База персональних даних — іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних.

Відповідальна особа — визначена особа, яка організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону.

Володілець бази персональних даних — фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб’єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом.

Державний реєстр баз персональних даних — єдина державна інформаційна система збору, накопичення та обробки відомостей про зареєстровані бази персональних даних.

Загальнодоступні джерела персональних даних — довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги та інші систематизовані збірники відкритої інформації, які містять персональні дані, розміщені та опубліковані з відома суб’єкта персональних даних.

Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, в яких суб’єкт персональних даних залишає свої персональні дані, окрім випадків, коли суб’єктом персональних даних прямо зазначено, що персональні дані розміщені з метою їх вільного поширення та використання.

Згода суб’єкта персональних даних — будь-яке документоване, добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки.

Знеособлення персональних даних — вилучення відомостей, які дають змогу ідентифікувати особу.

Обробка персональних даних — будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній системі та/або в картотеках персональних даних, які пов’язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням, поширенням, передачею, знеособленням або знищенням відомостей про фізичну особу.

Персональні дані — відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована.

Розпорядник бази персональних даних — фізична чи юридична особа, якій володільцем бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані.

Суб’єкт персональних даних — фізична особа, стосовно якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних.

Третя особа — будь-яка особа, за винятком суб’єкта персональних даних, володільця чи розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якій здійснюється передача персональних даних відповідно до закону.

Особливі категорії даних — персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також дані, що стосуються здоров’я чи статевого життя.

Сфера застосування

Дане Положення обов’язкове для застосування відповідальною особою та співробітниками продавця, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків.

Бази персональних даних продавця

Продавець є власником таких баз персональних даних:

• база персональних даних контрагентів.

Основна мета обробки даних

Метою обробки персональних даних у системі є забезпечення реалізації цивільно-правових відносин, надання, отримання та здійснення розрахунків за придбані товари та послуги відповідно до Податкового кодексу України, Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Отримання згоди

Згода суб’єкта персональних даних має бути добровільним волевиявленням фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їхньої обробки.

Згода суб’єкта персональних даних може бути надана у таких формах:

• документ на паперовому носії з реквізитами, що дає змогу ідентифікувати цей документ і фізичну особу;
• електронний документ, який має містити обов’язкові реквізити, що дають змогу ідентифікувати цей документ та фізичну особу;
• відмітка на електронній сторінці документа чи в електронному файлі, що обробляється в інформаційній системі на основі документованих програмно-технічних рішень.

Повідомлення про права

Згода суб’єкта персональних даних надається під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.

Повідомлення суб’єкта персональних даних про включення його персональних даних до бази персональних даних, права, визначені Законом України «Про захист персональних даних», мету збору даних та осіб, яким передаються його персональні дані, здійснюється під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.

Особливі категорії даних

Обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров’я чи статевого життя, забороняється.

Адреса зберігання даних

Вказані у розділі 2 цього Положення бази персональних даних знаходяться за адресою продавця.

Порядок доступу до персональних даних

Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб’єкта персональних даних, наданої володільцю персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.

Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов’язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або неспроможна їх забезпечити.

Запит щодо доступу до персональних даних

Суб’єкт відносин, пов’язаних з персональними даними, подає запит щодо доступу до персональних даних володільцю персональних даних.

У запиті зазначаються:

• прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання або місце перебування і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит;
• найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка засвідчує запит;
• прізвище, ім’я та по батькові, а також інші відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит;
• відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит;
• перелік персональних даних, що запитуються;
• мета та/або правові підстави для запиту.

Строки розгляду запиту

Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати 10 робочих днів з дня його надходження.

Протягом цього строку володілець бази персональних даних повідомляє особу, яка подає запит, чи буде запит задоволений або чи відповідні персональні дані не підлягають наданню із зазначенням підстави.

Запит задовольняється протягом 30 календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

Відстрочення або відмова

Відстрочення доступу до персональних даних третіх осіб допускається у разі, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом 30 календарних днів з дня надходження запиту. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у запиті, не може перевищувати 45 календарних днів.

Повідомлення про відстрочення доводиться до відома третьої особи у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження такого рішення.

У повідомленні про відстрочення зазначаються:

• прізвище, ім’я та по батькові посадової особи;
• дата відправлення повідомлення;
• причина відстрочення;
• строк, протягом якого буде задоволено запит.

Відмова у доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонено згідно із законом.

У повідомленні про відмову зазначаються:

• прізвище, ім’я та по батькові посадової особи, яка відмовляє у доступі;
• дата відправлення повідомлення;
• причина відмови.

Рішення про відстрочення або відмову у доступі до персональних даних може бути оскаржено до суду.

Способи захисту

Володілець бази персональних даних обладнаний системними і програмно-технічними засобами та засобами зв’язку, які запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, викривленню, підробленню, копіюванню інформації і відповідають вимогам міжнародних та національних стандартів.

Відповідальна особа

Відповідальна особа організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону. Відповідальна особа визначається наказом володільця бази персональних даних.

Обов’язки відповідальної особи щодо організації роботи, пов’язаної із захистом персональних даних при їх обробці, зазначаються у посадовій інструкції.

Обов’язки відповідальної особи

Відповідальна особа зобов’язана:

• знати законодавство України у сфері захисту персональних даних;
• розробити процедури доступу до персональних даних співробітників відповідно до їхніх професійних, службових або трудових обов’язків;
• забезпечити виконання співробітниками вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних;
• розробити порядок внутрішнього контролю за дотриманням вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних;
• повідомляти володільця бази персональних даних про факти порушень у термін не пізніше одного робочого дня з моменту виявлення таких порушень;
• забезпечити зберігання документів, що підтверджують надання суб’єктом персональних даних згоди на обробку своїх персональних даних.

Права відповідальної особи

З метою виконання своїх обов’язків відповідальна особа має право:

• отримувати необхідні документи, пов’язані з обробкою персональних даних;
• робити копії з отриманих документів;
• брати участь в обговоренні питань, пов’язаних із захистом персональних даних;
• вносити пропозиції щодо покращення діяльності та вдосконалення методів роботи;
• одержувати пояснення з питань здійснення обробки персональних даних;
• підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.

Обов’язки працівників

Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових або трудових обов’язків, зобов’язані дотримуватися вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів щодо обробки і захисту персональних даних.

Працівники, що мають доступ до персональних даних, зобов’язані не допускати розголошення персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням професійних, службових чи трудових обов’язків.

Таке зобов’язання чинне після припинення ними діяльності, пов’язаної з персональними даними, крім випадків, установлених законом.

Особи, що мають доступ до персональних даних, у разі порушення вимог Закону України «Про захист персональних даних» несуть відповідальність згідно із законодавством України.

Строк зберігання персональних даних

Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для мети, для якої такі дані зберігаються, але у будь-якому разі не довше строку зберігання даних, визначеного згодою суб’єкта персональних даних на обробку цих даних.

Суб’єкт персональних даних має право

• знати про місцезнаходження бази персональних даних, яка містить його персональні дані, її призначення та найменування;
• отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних;
• отримувати інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані;
• мати доступ до своїх персональних даних;
• отримувати не пізніш як за 30 календарних днів відповідь про те, чи зберігаються його персональні дані у відповідній базі персональних даних;
• пред’являти вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки своїх персональних даних;
• пред’являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;
• захищати свої персональні дані від незаконної обробки, випадкової втрати, знищення або пошкодження;
• звертатися з питань захисту своїх прав щодо персональних даних до органів державної влади або органів місцевого самоврядування;
• застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних.

Право на отримання інформації

Суб’єкт персональних даних має право на одержання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб’єкта відносин, пов’язаних з персональними даними, без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.

Доступ суб’єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безоплатно.

Подання запиту

Суб’єкт персональних даних подає запит щодо доступу до персональних даних володільцю бази персональних даних.

У запиті зазначаються:

• прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання або місце перебування і реквізити документа, що посвідчує особу суб’єкта персональних даних;
• інші відомості, що дають змогу ідентифікувати особу суб’єкта персональних даних;
• відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит;
• перелік персональних даних, що запитуються.

Строки розгляду запиту

Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати 10 робочих днів з дня його надходження.

Протягом цього строку володілець бази персональних даних повідомляє суб’єкта персональних даних, чи буде запит задоволений або чи відповідні персональні дані не підлягають наданню.

Запит задовольняється протягом 30 календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

Реєстрація баз персональних даних

Державна реєстрація баз персональних даних здійснюється відповідно до статті 9 Закону України «Про захист персональних даних».