Положение об обработке и защите персональных данных

Это положение определяет порядок обработки и защиты персональных данных в базах персональных данных, владельцем которых является продавец.

Содержание

1. Общие понятия и сфера применения
2. Перечень баз персональных данных
3. Цель обработки персональных данных
4. Порядок обработки персональных данных
5. Местонахождение базы персональных данных
6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам
7. Защита персональных данных
8. Права субъекта персональных данных
9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных
10. Государственная регистрация базы персональных данных

Определение терминов

База персональных данных — именованная совокупность упорядоченных персональных данных в электронной форме и/или в форме картотек персональных данных.

Ответственное лицо — определенное лицо, которое организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом.

Владелец базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому законом или с согласия субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, которое утверждает цель обработки персональных данных в этой базе данных, устанавливает состав этих данных и процедуры их обработки, если иное не определено законом.

Государственный реестр баз персональных данных — единая государственная информационная система сбора, накопления и обработки сведений о зарегистрированных базах персональных данных.

Общедоступные источники персональных данных — справочники, адресные книги, реестры, списки, каталоги и другие систематизированные сборники открытой информации, содержащие персональные данные, размещенные и опубликованные с ведома субъекта персональных данных.

Не считаются общедоступными источниками персональных данных социальные сети и интернет-ресурсы, в которых субъект персональных данных оставляет свои персональные данные, кроме случаев, когда субъектом персональных данных прямо указано, что персональные данные размещены с целью их свободного распространения и использования.

Согласие субъекта персональных данных — любое документированное, добровольное волеизъявление физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии со сформулированной целью их обработки.

Обезличивание персональных данных — изъятие сведений, которые позволяют идентифицировать лицо.

Обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий, осуществленных полностью или частично в информационной системе и/или в картотеках персональных данных, связанных со сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптацией, изменением, обновлением, использованием, распространением, передачей, обезличиванием или уничтожением сведений о физическом лице.

Персональные данные — сведения или совокупность сведений о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицировано.

Распорядитель базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому владельцем базы персональных данных или законом предоставлено право обрабатывать эти данные.

Субъект персональных данных — физическое лицо, в отношении которого в соответствии с законом осуществляется обработка его персональных данных.

Третье лицо — любое лицо, за исключением субъекта персональных данных, владельца или распорядителя базы персональных данных и уполномоченного государственного органа по вопросам защиты персональных данных, которому осуществляется передача персональных данных в соответствии с законом.

Особые категории данных — персональные данные о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данные, касающиеся здоровья или половой жизни.

Сфера применения

Данное Положение обязательно для применения ответственным лицом и сотрудниками продавца, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей.

Базы персональных данных продавца

Продавец является владельцем следующих баз персональных данных:

• база персональных данных контрагентов.

Основная цель обработки данных

Целью обработки персональных данных в системе является обеспечение реализации гражданско-правовых отношений, предоставление, получение и осуществление расчетов за приобретенные товары и услуги в соответствии с Налоговым кодексом Украины, Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

Получение согласия

Согласие субъекта персональных данных должно быть добровольным волеизъявлением физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии со сформулированной целью их обработки.

Согласие субъекта персональных данных может быть предоставлено в следующих формах:

• документ на бумажном носителе с реквизитами, позволяющими идентифицировать этот документ и физическое лицо;
• электронный документ, который должен содержать обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать этот документ и физическое лицо;
• отметка на электронной странице документа или в электронном файле, который обрабатывается в информационной системе на основе документированных программно-технических решений.

Уведомление о правах

Согласие субъекта персональных данных предоставляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

Уведомление субъекта персональных данных о включении его персональных данных в базу персональных данных, правах, определенных Законом Украины «О защите персональных данных», цели сбора данных и лицах, которым передаются его персональные данные, осуществляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

Особые категории данных

Обработка персональных данных о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, касающихся здоровья или половой жизни, запрещается.

Адрес хранения данных

Указанные в разделе 2 этого Положения базы персональных данных находятся по адресу продавца.

Порядок доступа к персональным данным

Порядок доступа к персональным данным третьих лиц определяется условиями согласия субъекта персональных данных, предоставленного владельцу персональных данных на обработку этих данных, или в соответствии с требованиями закона.

Доступ к персональным данным третьему лицу не предоставляется, если указанное лицо отказывается взять на себя обязательство по обеспечению выполнения требований Закона Украины «О защите персональных данных» или не способно их обеспечить.

Запрос на доступ к персональным данным

Субъект отношений, связанных с персональными данными, подает запрос на доступ к персональным данным владельцу персональных данных.

В запросе указываются:

• фамилия, имя и отчество, место проживания или место пребывания и реквизиты документа, удостоверяющего физическое лицо, которое подает запрос;
• наименование, местонахождение юридического лица, которое подает запрос, должность, фамилия, имя и отчество лица, которое удостоверяет запрос;
• фамилия, имя и отчество, а также другие сведения, позволяющие идентифицировать физическое лицо, относительно которого делается запрос;
• сведения о базе персональных данных, относительно которой подается запрос;
• перечень персональных данных, которые запрашиваются;
• цель и/или правовые основания для запроса.

Сроки рассмотрения запроса

Срок изучения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать 10 рабочих дней со дня его поступления.

В течение этого срока владелец базы персональных данных сообщает лицу, которое подает запрос, будет ли запрос удовлетворен или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению с указанием основания.

Запрос удовлетворяется в течение 30 календарных дней со дня его поступления, если иное не предусмотрено законом.

Отсрочка или отказ

Отсрочка доступа к персональным данным третьих лиц допускается в случае, если необходимые данные не могут быть предоставлены в течение 30 календарных дней со дня поступления запроса. При этом общий срок решения вопросов, поднятых в запросе, не может превышать 45 календарных дней.

Уведомление об отсрочке доводится до сведения третьего лица в письменной форме с разъяснением порядка обжалования такого решения.

В уведомлении об отсрочке указываются:

• фамилия, имя и отчество должностного лица;
• дата отправки уведомления;
• причина отсрочки;
• срок, в течение которого будет удовлетворен запрос.

Отказ в доступе к персональным данным допускается, если доступ к ним запрещен согласно закону.

В уведомлении об отказе указываются:

• фамилия, имя и отчество должностного лица, которое отказывает в доступе;
• дата отправки уведомления;
• причина отказа.

Решение об отсрочке или отказе в доступе к персональным данным может быть обжаловано в суде.

Способы защиты

Владелец базы персональных данных оборудован системными и программно-техническими средствами, а также средствами связи, которые предотвращают потери, кражи, несанкционированное уничтожение, искажение, подделку, копирование информации и соответствуют требованиям международных и национальных стандартов.

Ответственное лицо

Ответственное лицо организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом. Ответственное лицо определяется приказом владельца базы персональных данных.

Обязанности ответственного лица по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке, указываются в должностной инструкции.

Обязанности ответственного лица

Ответственное лицо обязано:

• знать законодательство Украины в сфере защиты персональных данных;
• разработать процедуры доступа к персональным данным сотрудников в соответствии с их профессиональными, служебными или трудовыми обязанностями;
• обеспечить выполнение сотрудниками требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных;
• разработать порядок внутреннего контроля за соблюдением требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных;
• сообщать владельцу базы персональных данных о фактах нарушений в срок не позднее одного рабочего дня с момента выявления таких нарушений;
• обеспечить хранение документов, подтверждающих предоставление субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных.

Права ответственного лица

С целью выполнения своих обязанностей ответственное лицо имеет право:

• получать необходимые документы, связанные с обработкой персональных данных;
• делать копии с полученных документов;
• участвовать в обсуждении вопросов, связанных с защитой персональных данных;
• вносить предложения по улучшению деятельности и совершенствованию методов работы;
• получать объяснения по вопросам осуществления обработки персональных данных;
• подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

Обязанности работников

Работники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных или трудовых обязанностей, обязаны соблюдать требования законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов по обработке и защите персональных данных.

Работники, имеющие доступ к персональным данным, обязаны не допускать разглашения персональных данных, которые были им доверены или стали известны в связи с выполнением профессиональных, служебных или трудовых обязанностей.

Такое обязательство действует после прекращения ими деятельности, связанной с персональными данными, кроме случаев, установленных законом.

Лица, имеющие доступ к персональным данным, в случае нарушения требований Закона Украины «О защите персональных данных» несут ответственность согласно законодательству Украины.

Срок хранения персональных данных

Персональные данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для цели, для которой такие данные хранятся, но в любом случае не дольше срока хранения данных, определенного согласием субъекта персональных данных на обработку этих данных.

Субъект персональных данных имеет право

• знать о местонахождении базы персональных данных, которая содержит его персональные данные, ее назначение и наименование;
• получать информацию об условиях предоставления доступа к персональным данным;
• получать информацию о третьих лицах, которым передаются его персональные данные;
• иметь доступ к своим персональным данным;
• получать не позднее чем за 30 календарных дней ответ о том, хранятся ли его персональные данные в соответствующей базе персональных данных;
• предъявлять мотивированное требование с возражением против обработки своих персональных данных;
• предъявлять мотивированное требование об изменении или уничтожении своих персональных данных, если эти данные обрабатываются незаконно или являются недостоверными;
• защищать свои персональные данные от незаконной обработки, случайной потери, уничтожения или повреждения;
• обращаться по вопросам защиты своих прав относительно персональных данных в органы государственной власти или органы местного самоуправления;
• применять средства правовой защиты в случае нарушения законодательства о защите персональных данных.

Право на получение информации

Субъект персональных данных имеет право на получение любых сведений о себе у любого субъекта отношений, связанных с персональными данными, без указания цели запроса, кроме случаев, установленных законом.

Доступ субъекта персональных данных к данным о себе осуществляется бесплатно.

Подача запроса

Субъект персональных данных подает запрос на доступ к персональным данным владельцу базы персональных данных.

В запросе указываются:

• фамилия, имя и отчество, место проживания или место пребывания и реквизиты документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных;
• другие сведения, позволяющие идентифицировать лицо субъекта персональных данных;
• сведения о базе персональных данных, относительно которой подается запрос;
• перечень персональных данных, которые запрашиваются.

Сроки рассмотрения запроса

Срок изучения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать 10 рабочих дней со дня его поступления.

В течение этого срока владелец базы персональных данных сообщает субъекту персональных данных, будет ли запрос удовлетворен или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению.

Запрос удовлетворяется в течение 30 календарных дней со дня его поступления, если иное не предусмотрено законом.

Регистрация баз персональных данных

Государственная регистрация баз персональных данных осуществляется в соответствии со статьей 9 Закона Украины «О защите персональных данных».